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Rechtliche Grundlagen - Überblick

Der im Juli 2005 erschienene BMF-Erlass BMF-010219/0183-IV/9/2005 hält ausdrücklich fest, dass elektronisch übermittelte Rechnungen (inklusive einer Fax-Übermittlung) immer mit einer fortgeschrittenen digitalen Signatur zu versehen sind. Weiters werden Archivierungs-, Prüf- und Vorlagepflichten detailliert geregelt.

 

Hier ein kurzer Überblick über die Inhalte der Gesetzeslage:

 

  • Elektronische Rechnungen sind vorsteuerabzugsfähig, sofern Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet werden.
  • Die Zustimmung des Empfängers ist erforderlich. Dabei ist keine besondere Form festgelegt, es muss lediglich Einvernehmen zwischen Lieferant und Kunde darüber bestehen, dass Rechnungen elektronisch zugestellt werden.
  • Der Versand von signierten PDF-Dateien per E-Mail ist damit zulässig. Vorausgesetzt wird die fortgeschrittene Signatur.
  • Die Archivierung elektronischer Rechnungen über 7 Jahre muss gewährleistet sein.
  • Sind Rechnungen beim Finanzamt vorzulegen, gilt ein Ausdruck der elektronischen Rechnung als vorläufiger Nachweis.
  • Sowohl Signatur einzelner Rechnungen als auch Massensendungen ist zulässig.
  • Die Einschaltung externer Kommunikationsdienstleister für den Rechnungsversand ist ausdrücklich gestattet.

 

Den Erlass und weiterführende Informationen finden Sie in unserem Download-Bereich.

 

Insbesondere ist folgender Auszug für die Rechnungs-Prüfung durch das zuständige FA interessant:

 

"...

Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer

Rechnung angewandten Verfahrens müssen leicht nachprüfbar sein. Vor allem muss überprüft werden können, auf welche Daten sich die elektronische Signatur bezieht, wer der Signator ist und ob die Möglichkeit besteht, bereits signierte Daten zu verändern. Dies setzt für jede neue Programmversion eine Verfahrensdokumentation voraus, die all jene Informationen enthält, die die

Erforschung der tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse durch die Abgabenbehörde (zB Betriebsprüfer) ohne Erschwernisse innerhalb angemessener Frist ermöglicht (zB bei Standardsoftware eine Ablaufbeschreibung des Herstellers einschließlich Datenformat der Rechnung und Signaturformat).

 

Fordert das Finanzamt den Unternehmer zur Vorlage der Rechnung auf, ist es nicht zu beanstanden, wenn der Unternehmer als vorläufigen Nachweis einen Ausdruck der elektronisch übermittelten Rechnung vorlegt. Dies entbindet den Unternehmer allerdings nicht von der Verpflichtung, auf Anforderung nachzuweisen, dass die elektronisch übermittelte Rechnung die Voraussetzungen des § 11 Abs. 2 UStG 1994 erfüllt.

..."

 

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